jueves, 21 de octubre de 2010

MANUALES ADMINISTRATIVOS


CONCEPTO.
Todo cuerpo sistemático que indica las actividades que han de ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas deberán ser realizadas ya sea conjuntamente o por separado.
FINALIDAD.
Instruir a los miembros de la organización acerca de aspectos como ser: Funciones, Autoridad, Disciplina, Normas, Procedimientos, Políticas, Objetivos, Premios, Sanciones, etc.
VENTAJAS.
  1. Son fuentes permanentes de información sobre las prácticas generales y sectoriales de la Empresa y las entidades en las que se aplica.
  2. Ayudan a Institucionalizar y hacer efectivos los procedimientos (son una versión “oficial” y además evitan los argumentos de “desconocimiento”)
  3. Facilitan la fijación, establecimiento de estándares de aplicación.
  4. Posibilitan la normalización de actividades es decir todos procederán de la misma forma.
  5. Son útiles para la capacitación de nuevos empleados
  6. Aumentan la fijación en la realización de Actividades.
  7. Posibilitan una delegación efectiva.
LIMITACIONES
  1. Deficiente preparación en los manuales trae inconvenientes en le normal desenvolvimiento de las operaciones.
  2. El costo de confección puede ser elevado
  3. Los manuales pueden perder vigencia con rapidez debido a la dinámica empresarial.
  4. Son poco flexibles
  5. Una redacción mala o deficiente puede hacer difícil su uso
REQUISITOS.
  1. Que sirvan para satisfacer una necesidad real que resuelva un problema
  2. Que tenga una diagramación clara y que su redacción sea sencillo que exista orden, estética y claridad en su elaboración.
  3. Que su uso sea racional y que se actué con cierta flexibilidad (otorgue cierta iniciativa al usuario y no ser rígido en su aplicación)
  4. Que estén siempre actualizadas
  5. Que se introduzca al personal realizando instrucciones claramente  para su uso eficiente de los manuales (es importante la instrucción en el manejo a interpretación de los manuales)
TIPOS DE MANUALES
a)     Manual de Organización. Se trata de la versión detallada por escrito de la organización formal a través de la descripción de objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la Empresa
Contenido Básico.
1)     Diagrama de estructura
2)     Objetivos Generales y objetivos Básicos
3)     Funciones de los puestos de trabajo
4)     Atribuciones y limitaciones del personal jerárquico
b)    Manual de Políticas. Es la descripción detallada de los lineamientos a seguir por los  objetivos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos institucionales.
            Contenido.
1)        Políticas generales
2)        Políticas de finanzas
3)        Políticas del personal
4)        Políticas de Comercialización
5)        Políticas de Investigación
6)        Políticas de Producción
7)        Políticas de Relaciones Externos
c)     Manual de Procedimientos y Normas. Es una expresión analítica de los procedimientos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa de la Empresa. Así como el enunciado de norma de funcionamiento básico a los que deberán ajustarse los miembros de la misma.
            Contenido:
1)        Normas procedimentales
2)        Formularios
3)        Flujogramas o diagramas de flujo
d)    Manual de Especialistas. Es aquel que agrupa normas pautas e instrucciones de aplicación específica a determinado tipo de actividades o tareas. Ej. Manual del vendedor, Manual de la Secretaria, Manual del Programador, Manual del Tornero; son manuales concretos.
            Contenido (variado)
-    Actividades de la Empresa
-    Breve reseña histórica
-    Objetivos Generales (los que produce o hace)
-    Autoridades (jerarquía)
-    Régimen de Incentivos
-    Derechos y obligaciones de los empleados
-    Régimen de sanciones  sus causales
-    Formas de resolver  conflictos
-    Servicios ofrecidos de la Empresa a sus empleados
e)     Manual del Empleado
f)      Manual de Propósitos múltiples. Es un síntesis de los anteriores su uso no está muy definido
ESTRUCTURA DE UN MANUAL. (General)
Partes:
  1. Índice Numérico. ( Capítulos, Ítems, No de páginas, Índice general)
  2. Introducción. ( Presentación, Descripción y propósito del manual)
  3. Instrucciones. ( Uso del Manual)
  4. Cuerpo Principal. Contenido específico y principal del manual
  5. Apéndices. (autoridad formal, referencias biográficas, ilustraciones gráficas ej. Muestras de formularios)
  6. Glosario. Terminología utilizada, términos técnicos y su significado, ej. Función, autoridad
  7. Índice Temático. Listado alfabético de los tópicos o asuntos que comprende el manual.

ELABORACIÓN DEL MANUAL.
Etapas practicas a seguir como procedimiento estándar en la elaboración de los manuales administrativos.
1)     Definición del objetivo a cumplir
2)     Elección del o los responsables de la preparación o elaboración
3)     Estudio preliminar de la organización (detectar posibles problemas)
4)     Planeamiento del trabajo a desarrollar. Plan cómo se reparte el trabajo y cómo procedemos.
5)     Relevamiento de la información. Encuestas, entrevistas (las mas importantes)
6)     Elaboración propiamente dicho del manual.
a)     Redacción
b)    Diagramación (Capítulos, Subcapítulos, temas, etc.)
c)     Formato del trabajo: letras, márgenes, interlineados, etc.
d)    Codificación
e)     Impresión
f)     Encuadernado, pruebas piloto
g)    Distribución
h)     Instrucciones a los usuarios
i)      Seguimiento
j)      Actualización.

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