MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - MOF

DEFINICION

El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal.

OBJETIVO

El Manual de Organización y Funciones tiene por objetivos:

Ø  Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.

Ø  Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.

Ø  Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.

Ø  Describir los procedimientos administrativos racionalizados.

UTILIDADES

Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:

Ø  Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.

Ø  Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones formales que corresponda.

Ø  Ayuda a institucionalizar la Simplificación Administrativa proporcionando información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de los procedimientos.

Ø  Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como aplicar programas de capacitación.

El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el ROF. Tampoco se utilizará para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.

El Manual de Organización y Funciones se elaborará independientemente en cada unidad orgánica de segundo nivel organizacional llámese Dirección Nacional, Dirección General, Dirección Técnica, Oficina u Órgano de nivel equivalente.

LIMITACIONES

Las principales limitaciones a tener en cuenta serían:

Ø  No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla.

Ø  Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.

Ø  Su costo de confección y revisión puede ser oneroso.

Ø  Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.

PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN

Generalmente comprende las siguientes etapas:

1.     PLANEAMIENTO

En esta fase se determinará lo siguiente:

Ø  Propósitos del Manual

Ø  Usuarios del Manual

Ø  Designación del personal responsable de su elaboración

Ø  Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo

Ø  Recursos materiales necesarios.

Ø  Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma.

2.     RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigación documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observación directa, etc.

Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista.

3.     ESTUDIO Y ANÁLISIS

Se procederá al estudio exhaustivo de la información obtenida para establecer si se encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como específicos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:

De lo específico a lo general, o sea partiendo del análisis desde el cargo como célula básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.

De los general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.

4.     REDACCIÓN DEL PROYECTO

Una vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades orgánicas que integrar la dependencia, se procederá a la redacción del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos.

Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.

5.     REVISIÓN Y APROBACIÓN

Redactado el proyecto del Manual, será presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.

Con la visación del Jefe de la dependencia interesada y el V°B° de la Oficina de Racionalización, se formulará en coordinación con la Oficina de Asesoría Jurídica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones.

6.     PRESENTACIÓN E IMPRESIÓN

El Manual aprobado se hace imprimir:

Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el documento.

En hojas de tamaño A-4 según norma.

Guardarlos fólderes que permita su fácil manejo o intercambio.

Utilizar clave para la numeración, que evite trastornos mayores en la sustitución.

Y no usar letra muy pequeña ni muy grande.

7.     DIFUSIÓN

El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.

8.     ACTUALIZACIÓN

Periódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qué puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.