miércoles, 8 de diciembre de 2010

NULIDADES ABSOLUTAS EN LAS CONTRATACIONES ESTATALES



Las nulidades absolutas se fundamentan en la necesidad de darle seguridad jurídica y seriedad al principio de legalidad, pretendiendo, que con su presencia se respeten los requisitos y formalidades esenciales a los cuales debe sujetarse todo acto para su existencia y ejecución.  
En este sentido, nos encontramos ante una institución eminentemente sancionadora de todo incumplimiento de la legalidad sustancial, produciendo en consecuencia, la privación de los efectos jurídicos del correspondiente negocio. Desde esta perspectiva, esto es, tratándose de una sanción de orden civil, debe reunir los requisitos constitucionales de la pena, es decir, debe estar taxativamente establecida en la ley para su aplicación.

Quien pretenda alegar la nulidad absoluta de un negocio jurídico del Estado, esto es, desvirtuar su sujeción al principio de legalidad, no solamente debe demostrar sus argumentaciones, sirio que también debe fundarse en una de las precisas causales establecidas por el legislador para estos efectos. En este sentido el régimen de las nulidades absolutas es de carácter excepcional, en consecuencia de interpretación restringida.

Las causales señaladas por el legislador, en el Código Civil como nulidades absolutas, se fundamentan, básicamente, en razones de interés general de orden público y de preservación del ordenamiento jurídico con el fin de que los supremos intereses de la sociedad no se vean desbordados en ejercicio de la autonomía de la voluntad. Para estos efectos, el legislador acude al concepto de imperio o de poder para disponer u ordenar de manera perentoria determinadas situaciones relacionadas con el negocio jurídico que no quedan bajo la órbita de regulación de las partes, debiéndose cumplir por encima de cualquier apreciación subjetiva o interés personal. Las normas imperativas son en consecuencia esenciales y su omisión sancionada con la nulidad absoluta.

La imperatividad de una exigencia o requisito legal, puede inferirse por vía de diferentes expresiones del legislador, entre otras, tales como: prohíbase, es nulo, no se podrá, no tendrá valor, se tendrá por no escrito, se miraré como no ejecutado, deberá. No obstante esta aproximación : El tema de lo esencial por vía de lo imperativo, debe tenerse en cuenta que existen muchas exigencias o requisitos imperativos, que no son básicamente prohibitivos, lo que implica inevitablemente un trabajo interpretativo por parte del juez para evaluar hasta que punto podían las partes, modificar, derogar o disponer lo ordenado por el legislador, si la conclusión a que se llega es la da la imposibilidad de tocar el contenido del mandato legal, alterándolo o modificándolo, nos encontraremos, por lo tanto, ante un requisito esencial, cuya inobservancia daría lugar a una nulidad absoluta y posiblemente a la imposición de una sanción penal a los servidores públicos infractores de la misma.

El cuanto se refiere a la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, el legislador estableció en el artículo 11°, un preciso régimen de causales de nulidad absoluta, lo que facilita enormemente la identificación de los requisitos esenciales dentro del contrato estatal. Según lo dispuesto en este articulo 11°: "... Es requisito para convocar a proceso de selección, bajo sanción de nulidad, … y que además se encuentre con el expediente debidamente aprobado para la adquisición…” 

De acuerdo con la redacción de esta disposición para el legislador constituyen requisitos esenciales dentro del contrato estatal, aquellos señalados en el derecho común o expresamente en esta disposición cuyo desconocimiento llevaría a la nulidad absoluta

Hay nulidad absoluta en un contrato cuando contenga objeto o causa ilícita o se hubiere producido por omisión de algún requisito o formalidad, que las leyes prescriben para darle valor al mismo en razón a su naturaleza e igualmente cuando se ha celebrado con personas absolutamente incapaces.

Desde esta perspectiva, y aplicando estos criterios al contrato del Estado, estaríamos frente a un requisito esencial omitido, cuando lleguemos a la conclusión de que se violó una norma de carácter imperativo relacionada con el contrato. Esto es, aquellas que contienen un mandato improrrogable, innegociable, inderogable y vinculante, sin discusión alguna para la autoridad pública.

Igualmente estaríamos frente a violación de requisitos esenciales, en todos aquellos eventos en que el contrato contenga causa u objeto ilícito. El legislador espera que todo negocio que celebre la administración pública se refiera y tenga como fundamentos los propios del ordenamiento jurídico. El objeto por regla general, debe ser lícito, es decir, permitido por la ley. Nos encontramos, por lo tanto, ante una previsión imperativa de los ordenamientos civil y comercial, que busca garantizar el orden público en el trámite y celebración de los negocios jurídicos, por lo tanto, es esencia! para todo contrato, que su objeto sea lícito.

La omisión de aquellos requisitos o formalidades indispensables para darle valor a un acto o contrato, esto es, normas imperativas esenciales, podrían llevar a la nulidad absoluta, asunto que implicaría la inexistencia del correspondiente acto jurídico.

De desconocerse estas prohibiciones, se estaría violando un amplio número de exigencias esenciales en el contrato del Estado. Que obviamente no pueden ser violadas por los servidores públicos.

En consecuencia no cumplir con lo prescrito en el artículo 11° de la Ley de contrataciones y Adquisiciones del Estado, acarrea como consecuencia la nulidad del proceso de contratación.

viernes, 3 de diciembre de 2010

INDICADORES DE GESTIÓN II


Lo que para una organización es importante para otra no lo es, lo que para una organización es urgente para otra no lo es, en fin no hay una integración de todos y cada uno de los componentes de la empresa en pos de un objetivo único o consistente para la empresa.

Implementar una estrategia para lograr el futuro elegido implica una combinación apropiada de estructura y control. La estructura asigna las tareas y precisa como se coordinan, sin embargo no da el suministro de motivación suficiente para que funcione la estructura y surge la necesidad del control.

Se requiere de un sistema de medición porque no todos son capaces o desean hacer lo mejor para la organización. El sistema de medición debe evitar los comportamientos indeseables y motivar las acciones deseables.

Un tipo importante de problemas que abordan los sistemas de medición pueden llamarse limitaciones personales: Las personas no siempre entiende lo que se espera de ellas, pueden carecer de algunas habilidades requeridas, de capacitación o de información. Por otro lado algunos individuos deciden no desempeñar bien lo que se les encarga porque sus objetivos individuales y los de la organización pueden no coincidir perfectamente. Hay una incongruencia de objetivos.

Un buen sistema de gestión debe estimular la acción, marcando las variaciones significativas respecto al plan original y resaltándolas a las organizaciones que pueden corregirlas.
·    El seguimiento de la gestión debe estar orientado al futuro.
·    Un buen sistema de medición debe considerar las dimensiones significativas de una actividad con objetivos múltiples.
·    Un mayor control y seguimiento de la gestión no siempre es económicamente deseable.

¿Qué debo esperar de un sistema de indicadores?
·    Que se convierta en un sistema de alertas tempranas “Pre-alarmas”
·    Que determine las tendencias y la causa raíz del comportamiento productivo.
·    Que establezca la relación entre el valor agregado y el costo laboral para definir el tamaño y el valor óptimo del equipo humano.
·    Que relacione la productividad del capital humano, la del capital físico, la rentabilidad, el endeudamiento y la liquidez con el fin de garantizar equilibrio.
·    Que facilite la toma de decisiones, que permita construir conocimiento, que oriente a las personas, que alimente las políticas, que permita operar procesos productivos,...

La productividad y los indicadores de gestión
Algunas personas y empresas definen productividad como la sumatoria de productos o servicios en la una determinada unidad de tiempo. Si bien esto es correcto también es limitado, pues únicamente relaciona la cantidad de productos o servicios obtenidos con la cantidad de insumos empleados.

¿Qué le falta a esta definición?: incluir, cómo se logro, qué se hizo para obtener el resultado, qué precio se pagó y qué premio se recibió.

¿Cómo medir integralmente la productividad de una empresa?
Construyendo un sistema de indicadores inter-relacionados que orienten para elevar holísticamente (el sistema completo se comporta de un modo distinto que la suma de sus partes) los resultados obtenidos, de tal manera que no se sacrifiquen unos aspectos al mejorar otros, que el fin no justifique los medios, y que el llamado costo – beneficio sea el deseable.

¿Por qué medir la productividad?
·    Porque se fortalece la cultura de la productividad dentro de un ambiente mensurable.
·    Porque permite evaluar el desempeño, definir estrategias y establecer políticas visionarias.
·    Porque se obtienen bases sólidas para la planeación estratégica y sus acciones tácticas, con lo cual se puede fortalecer las relaciones entre directivos y colaboradores.
·    Porque es necesario establecer una política salarial acorde con la productividad laboral, la calidad empresarial y la rentabilidad organizacional.
·    Porque conocer la productividad y la rentabilidad servirá para establecer políticas y con ello estimular la cooperación o construcción colectiva.
·    Porque conocer la productividad permitirá visionar políticas empresariales.

¿Cómo se eleva la productividad?
·    Forjando cultura.
·    Entrenando, preparando y exigiendo al Talento humano.
·    Incorporando mayor valor agregado al producto.
·    Con mejores compras – mejores procesos - mejores productos – mejores servicios - mejores ventas – mejores mercados – mejores clientes – mejores desarrollos -.
·    Mejorando y aprovechando la tecnología, equipos, herramientas, infraestructura.
·    Invirtiendo en capital físico y capital humano.
·    Dando lectura y buena comprensión a los indicadores emitidos por los estados financieros, las razones financieras; utilidad y rentabilidad, velocidad a la que ingresa el dinero Vs velocidad a la que sale el dinero.
·    Aprendiendo a innovar hacia las preferencias del cliente y las mejores formas de producción.

La competitividad
La competitividad son las características de un país, una empresa o una persona, que le permiten participar ventajosamente en un mercado no controlado.

Los elementos que pueden significar signos de competitividad o características para lograr un objetivo, en forma más exitosa que otras organizaciones competidoras, se mencionan a continuación:

Un País
·    Infraestructura moderna.
·    Recursos humanos preparados.
·    Políticas coherentes de estimulo a la empresa privada, al comercio exterior, a las inversiones extranjeras, etc.
Una Empresa
·    Alta calidad de los productos y servicios.
·    Alta productividad.
·    Eficiencia.
·    Buena gerencia.
·    Recursos humanos preparados.
·    Insumos de primera calidad.
·    Presentación inmejorable de sus productos.
·    Excelentes mecanismos de comercialización.
Una Persona
·    Eficiente.
·    Actualizado.
·    Que agregue valor.
·    Productivo en la unidad donde se desempeña.

¿Cómo se eleva la competitividad?
·    Productividad es en esencia competitividad y competitividad es consecuencia de productividad.
·    Siendo competitivos se elevan los ingresos y el empleo sostenible.
·    Las ventajas competitivas se concretan en ventas crecientes y con ello se aumenta el empleo de los recursos productivos y las remuneraciones a tales factores.

Indicadores individuales e indicadores globales
Los indicadores de gestión por su parte, se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización (INDICADORES GLOBALES) o una de sus partes: gerencia, departamento, unidad u persona (INDICADORES INDIVIDUALES), cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación sobre la cual se tomarán acciones correctivas o preventivas según el caso. Son un subconjunto de los indicadores, porque sus mediciones están relacionadas con el modo en que los servicio o productos son generados por la institución. El valor del indicador es el resultado de la medición del indicador y constituye un valor de comparación, referido a su meta asociada.

En el desarrollo de los Indicadores se deben identificar necesidades propias del área involucrada, clasificando según la naturaleza de los datos y la necesidad del indicador. Es por esto que los indicadores pueden ser individuales y globales.

El principal objetivo de los indicadores, es poder evaluar el desempeño del área mediante parámetros establecidos en relación con las metas, así mismo observar la tendencia en un lapso durante un proceso de evaluación. Con los resultados obtenidos se pueden plantear soluciones o herramientas que contribuyan al mejoramiento o correctivos que conlleven a la consecución de la meta fijada.

INDICADORES DE GESTIÓN


Significado del desempeño

Se define desempeño como aquellas acciones que son relevantes para lograr los objetivos de la organización, y que pueden ser medidas en términos de contribución a las metas de la empresa.

Administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados.

El desempeño es un concepto relativamente nuevo (Logro de resultados con base en normas establecidas) y, en principio, nos conduce a un concepto plural, que busca englobar diversos factores en un elemento mesurable y cuantificable.

Se puede interpretar el desempeño como una noción estratégica, en la que se asocian las metas logradas y los recursos organizativos utilizados para este fin.

La administración del desempeño (o performance management, como se conoce en su versión en inglés) “es un sistema complejo de elementos de la gestión organizacional que acopla la administración por objetivos con la gestión por competencias, permitiendo especificar, revisar y mejorar de manera continua los desempeños organizacionales, grupales e individuales conducentes al logro de la misión empresarial”.

Los elementos fundamentales de un sistema de administración del desempeño son tres:
·    Objetivos
·    Competencias
·    Indicadores de gestión

Los objetivos tienen como finalidad guiar el desempeño hacia el logro de la estrategia organizacional.

Las competencias tienen tres finalidades: la primera es orientar el desempeño a través de la definición de los comportamientos requeridos por la organización, la segunda es controlar riesgos, ya que los objetivos pueden ser logrados en el corto plazo mediante comportamientos inapropiados perjudicando de ese modo el desempeño organizacional en el futuro, y la tercera finalidad es la de explicar los desvíos en el logro de los objetivos a partir de la identificación de los comportamientos disfuncionales de una persona o grupo.

Los indicadores de gestión tienen la finalidad de guiar y controlar el desempeño objetivo y el comportamiento requerido para el logro de las estrategias organizacionales.

Para medir el desempeño, se necesita evaluarlo a través de indicadores de desempeño. Estos indicadores deben ayudar a la gerencia para determinar cuan efectiva y eficiente ha sido el logro de los objetivos, y por ende, el cumplimiento de la metas.

Índice e Indicador

Indicador: Es una expresión matemática de lo que se quiere medir, con base en factores o variables claves y tienen un objetivo y cliente predefinido. Los indicadores de acuerdo a sus tipos (o referencias) pueden ser históricos, estándar, teóricos, por requerimiento de los usuarios, por lineamiento político, planificado, etc.

Índice: Valor que da la expresión matemática (indicador) al introducirle datos y se obtienen para evaluarlos a través de diagnóstico.

Indicadores de gestión
·    Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en qué medida se están logrando los objetivos estratégicos.
·    Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño de una organización frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia.
·    Producen información para analizar el desempeño de cualquier área de la organización y verificar el cumplimiento de los objetivos en términos de resultados.
·    Detectan y prevén desviaciones en el logro de los objetivos.
·    EL análisis de los indicadores conlleva a generar ALERTAS SOBRE LA ACCIÓN, no perder la dirección, bajo el supuesto de que la organización está perfectamente alineada con el plan.

¿Por qué medir y para qué?
Si no se mide lo que se hace, no se puede controlar y si no se puede controlar, no se puede dirigir y si no se puede dirigir no se puede mejorar.

La medición del desempeño puede ser definida generalmente, como una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de una empresa. En la literatura existe una infinidad de definiciones al respecto; su definición no es una tarea fácil dado que este concepto envuelve elementos físicos y lógicos, depende de la visión del cuerpo gerencial, de la composición y estructura jerárquica y de los sistemas de soporte de la empresa.

Entonces, ¿Por qué medir?
·    Por qué la empresa debe tomar decisiones.
·    Por qué se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha “a ciegas”, tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones).
·    Por qué se requiere saber si se está en el camino correcto o no en cada área.
·    Por qué se necesita mejorar en cada área de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se está más débil.
·    Por qué se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa (eficiencia o ineficiencia)

¿Para qué medir?
·    Para poder interpretar lo que está ocurriendo.
·    Para tomar medidas cuando las variables se salen de los límites establecidos.
·    Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible.
·    Para analizar la tendencia histórica y apreciar la productividad a través del tiempo.
·    Para establecer la relación entre productividad y rentabilidad.
·    Para direccionar o re-direccionar planes financieros.
·    Para relacionar la productividad con el nivel salarial.
·    Para medir la situación de riesgo de la empresa.
·    Para proporcionar las bases del desarrollo estratégico y de la mejora focalizada.

Atributos de los indicadores y tipos de indicadores
Cada medidor o indicador debe satisfacer los siguientes criterios o atributos:
·    Medible: El medidor o indicador debe ser medible. Esto significa que la característica descrita debe ser cuantificable en términos ya sea del grado o frecuencia de la cantidad.
·    Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos aquellos que lo usan.
·    Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la organización.

Tipos de indicadores
En el contexto de orientación hacia los procesos, un medidor o indicador puede ser de proceso o de resultados. En el primer caso, se pretende medir que está sucediendo con las actividades, y en segundo se quiere medir las salidas del proceso.

También se pueden clasificar los indicadores en indicadores de eficacia o de eficiencia. El indicador de eficacia mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se hicieron las cosas que se debían hacer, los aspectos correctos del proceso. Los indicadores de eficacia se enfocan en el qué se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que él espera. De lo contrario, se puede estar logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente.

Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecución del proceso, se concentran en el Cómo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.

Categorías de los indicadores
Se debe saber discernir entre  indicadores de cumplimiento, de evaluación, de eficiencia, de eficacia e indicadores de gestión. Como un ejemplo vale más que mil palabras este se realizará teniendo en cuenta los indicadores que se pueden encontrar en la gestión de un pedido.

·    Indicadores de cumplimiento: con base en que el cumplimiento tiene que ver con la conclusión de una tarea. Los indicadores de cumplimiento están relacionados con las razones que indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: cumplimiento del programa de pedidos.
·    Indicadores de evaluación: la evaluación tiene que ver con el rendimiento que se obtiene de una tarea, trabajo o proceso. Los indicadores de evaluación están relacionados con las razones y/o los métodos que ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo: evaluación del proceso de gestión de pedidos.
·    Indicadores de eficiencia: teniendo en cuenta que eficiencia tiene que ver con la actitud y la capacidad  para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos. Los indicadores de eficiencia están relacionados con las razones que indican los recursos invertidos en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: Tiempo fabricación de un producto, razón de piezas / hora, rotación de inventarios.
·    Indicadores de eficacia: eficaz tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito. Los indicadores de eficacia están relacionados con las razones que indican capacidad o acierto en la consecución de tareas y/o trabajos. Ejemplo: grado de satisfacción de los clientes con relación a los pedidos.
·    Indicadores de gestión: teniendo en cuenta que gestión tiene que ver con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados. Los indicadores de gestión están relacionados con las razones que permiten administrar realmente un proceso. Ejemplo: administración y/o gestión de los almacenes de productos en proceso de fabricación y de los cuellos de botella. 

Propósitos y beneficios de los indicadores de gestión
Podría decirse que el objetivo de los sistemas de medición es aportar a la empresa un camino correcto para que ésta logre cumplir con las metas establecidas. Todo sistema de medición debe satisfacer los siguientes objetivos:
·    Comunicar la estrategia.
·    Comunicar las metas.
·    Identificar problemas y oportunidades.
·    Diagnosticar problemas.
·    Entender procesos.
·    Definir responsabilidades.
·    Mejorar el control de la empresa.
·    Identificar iniciativas y acciones necesarias.
·    Medir comportamientos.
·    Facilitar la delegación en las personas.
. Integrar la compensación con la actuación.