jueves, 21 de octubre de 2010

DISEÑO ORGANIZACIONAL DE LAS INSTITUCIONES DEL ESTADO

LA ORGANIZACIÓN

Definimos a las organizaciones como instituciones en las que las personas se unen en sus esfuerzos, realizando tareas complejas, para lograr objetivos comunes (individuales y colectivos). Las personas pueden realizar por sí solas actividades complejas. De ahí la importancia de las organizaciones. El hecho de trabajar coordinados entre sí para unos objetivos comunes no impide que las personas, dentro de la organización, busquen objetivos individuales.

La organización es la parte de la administración que supone el establecimiento de una estructura intencionada de los papeles que los individuos deberán desempeñar en una institución. Organización es esencialmente la función administrativa que establece el rol formal que jugará cada individuo en la institución. También es determinar las reglas bajo las cuales este recurso humano interactuará.

El propósito de una estructura organizacional es contribuir a la creación de un entorno favorable para el desempeño humano. Se trata, entonces de un instrumento administrativo, no de un fin en sí mismo. Los papeles establecidos deben diseñarse tomando en cuenta las capacidades y motivaciones del personal disponible. También tiene como propósito ayudar a lograr que los objetivos tengan significado y contribuyan a la eficiencia organizacional.

¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?

Es difícil darnos cuenta de que nacemos en un hospital, que tenemos nuestros documentos de nacimiento registrados en una dependencia gubernamental, que nos educamos en escuelas y universidades, que nos alimentamos con comida producida en granjas que son empresas, que nos atienden médicos que participan en una práctica conjunta, que compramos una casa erigida por una constructora y que ha sido vendida por una agencia de bienes inmuebles, que tomamos dinero en préstamo de un banco, que vamos con los departamentos de policía y de bomberos cuando surgen problemas, que empleamos compañías de mudanzas para cambiar de residencia, que recibimos una amplia gama de beneficios de las dependencias gubernamentales.

DIMENSIONES DEL DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

El siguiente paso para entender las organizaciones es observar las dimensiones que describen rasgos específicos de diseño de la organización. Estas dimensiones describen a las organizaciones en gran parte, en la misma forma en que la personalidad y los rasgos físicos lo hacen con la gente.

Las dimensiones organizacionales corresponden a dos tipos: estructurales y contextúales. Las dimensiones estructurales proporcionan etiquetas para distinguir las características internas de una organización. Crean una base para medirlas y compararlas. Las dimensiones contextúales caracterizan a toda la organización, incluso su tamaño, tecnología, ambiente y metas. Describen el marco organizacional que influye y modela las dimensiones estructurales. Las dimensiones contextúales pueden causar confusión porque representan tanto a la organización como al ambiente.

Las dimensiones contextúales pueden visualizarse como un conjunto de elementos superpuestos bajo la estructura y procesos de trabajo de una organización. Para comprender y evaluar las organizaciones, se deben examinar tanto las dimensiones estructurales como contextúales. Estas dimensiones de diseño de la organización interactúan una con otra y pueden ajustarse para que se alcancen los propósitos enlistados antes.

  • DIMENSIONES ESTRUCTURALES
La formalización se refiere a la cantidad de documentación escrita en la organización. La documentación incluye los manuales de procedimientos, descripciones de puestos, regulaciones y manuales de políticas. Estos documentos describen el comportamiento y las actividades. Con frecuencia, la formalización se mide simplemente contando el número de páginas de los documentos de la organización.

Por ejemplo, las grandes universidades estatales tienden a tener una formalización alta porque cuentan con varios volúmenes de reglas escritas para los registros, inscripción y bajas en las clases, asociaciones estudiantiles, regulaciones de los dormitorios (Como en el caso de la Universidad Nacional de Ingeniería) y ayuda financiera (Como ocurre en las universidades privadas). En contraste, un pequeño negocio de familia puede casi no tener reglas escritas y se le consideraría informal.

La especialización es el grado en que las tareas organizacionales se subdividen en puestos separados. Si la especialización es extensa, cada empleado desempeña una gama limitada de tareas. Si la especialización es baja realizan una amplia variedad de tareas en sus puestos. La especialización algunas veces se conoce como división del trabajo.

La estandarización es la medida en la que se desempeñan actividades similares de trabajo de una manera uniforme. En una organización altamente estandarizada como McDonald's, el contenido del trabajo se describe en detalle y el trabajo similar se desempeña de la misma forma en todas las ubicaciones.

La jerarquía de autoridad describe quien reporta a quien y el tramo de control de cada gerente. La jerarquía se ilustra con las líneas verticales en una carta de organización. Se relaciona con el tramo de control (número de empleados que reportan a un supervisor). Cuando los tramos de control son limitados, la jerarquía tiende a ser alta; cuando son amplios, la jerarquía de la autoridad será más corta.

La complejidad se refiere al número de actividades o subsistemas dentro de la organización y puede medirse en tres dimensiones: vertical, horizontal y espacial. La complejidad vertical es la cantidad de niveles existentes en la jerarquía. La complejidad horizontal es el número de puestos o departamentos que existen horizontalmente en toda la organización. La complejidad espacial es la cantidad de ubicaciones geográficas. La organización tiene una complejidad vertical de varios niveles. Su complejidad horizontal puede calcularse por los títulos de puesto o departamentos principales. La complejidad espacial puede ser baja o alta dependiendo si sus oficinas se localizan en uno o más lugares.

La centralización se refiere al nivel jerárquico que tiene autoridad para tomar decisiones. Cuando la toma de decisiones se mantiene en el nivel más alto, la organización está centralizada. Cuando las decisiones se delegan a niveles organizacionales más bajos, es descentralizada.

Las decisiones organizacionales que podrían ser centralizadas o descentralizadas incluyen la compra de equipo, el establecimiento de dietas, la elección de proveedores, la fijación de precios, la contratación de empleados.

El profesionalismo es el nivel de educación formal y capacitación de los empleados. Se considera alto cuando los empleados requieren largos periodos de capacitación para ocupar puestos en la organización. Por lo general, el profesionalismo se mide como los años promedio de educación del personal, que podría ser tan alto como veinte en la práctica médica y menos de diez en una compañía constructora.

Proporciones de personal. Se refiere a la dedicación de gente a varias funciones y departamentos. Las proporciones de personal incluyen el porcentaje de administradores, personal de oficina, profesionales y mano de obra directa en comparación con la indirecta. La proporción de personal se mide dividiendo el número de empleados de una clasificación entre el total de empleados de la organización.

  • DIMENSIONES CONTEXTUALES
El tamaño es la magnitud de la organización, según se refleja en el número de personas en la misma. Puede medirse para la organización como un todo o para componentes específicos, como una planta o división. Puesto que las organizaciones son sistemas sociales, el tamaño suele medirse por la cantidad de empleados. Otras medidas como las ventas, servicios, etc., totales o los activos totales también reflejan magnitud, pero no indican el tamaño de la parte humana del sistema social.

La tecnología organizacional es la naturaleza del subsistema de producción e incluye las acciones y técnicas que se emplean para transformar los insumos organizacionales en productos. Una línea de montaje, un salón de clases y una refinería petrolera son tecnologías, aunque difieren entre ellas.

El entorno incluye todos los elementos fuera de los límites de la organización. Elementos claves incluyen la industria, el gobierno, los clientes, proveedores y la comunidad financiera. Los elementos ambientales que afectan en mayor grado a una organización son frecuentemente otras organizaciones.

Las metas y estrategia de la organización definen el propósito y técnicas competitivas que la distinguen de otras organizaciones. Es frecuente que las metas se escriban como una declaración perdurable de los propósitos de la institución. Una estrategia es el plan de acción que describe la asignación de recursos y las actividades para enfrentarse al ambiente y alcanzar las metas de la organización. Las metas y estrategias definen el alcance de las operaciones y las relaciones con empleados, clientes y competidores.

La cultura de una organización es el conjunto subyacente de valores, creencias, puntos de vista y normas claves compartidas por los empleados. Estos valores subyacentes pueden corresponder al comportamiento ético, al compromiso con los empleados, á la eficiencia o al servicio al usuario, y proporcionan el elemento adhesivo que mantiene juntos a los miembros de la organización. La cultura de una organización no está escrita, pero puede observarse por sus relatos, lemas, ceremonias, ropa y disposición física de la oficina.

Las dimensiones contextúales y estructurales que se han analizado aquí son interdependientes. Por ejemplo, el tamaño de una gran organización, una tecnología de rutina y un ambiente estable son elementos que tienden a crear una organización con formalización, especialización y centralización altas.

Estas dimensiones proporcionan la base para la medición y análisis de las características que no puede percibir el observador casual y revelan una información significativa sobre una organización.

TIPOS DE ORGANIZACIONES.
Existen criterios diversos para diferenciarlas: objetivos, tecnología empleada, forma de obtener consenso, beneficiarios, etc.

La importancia de las organizaciones es muy grande, son vitales en nuestra sociedad. Aparecen incluso para actividades sencillas. Para actividades complejas es necesaria la coordinación de tareas realizadas por varias personas. Actuando solo, podemos aspirar únicamente a realizar actividades simples. El trabajo de las personas aumenta la productividad, no sumando esos esfuerzos sino potenciándolos.

Los directivos toman decisiones para resolver problemas, pero al ser diferentes los cometidos de cada uno de ellos, se enfrentarán a problemas diferentes, y en consecuencia tomarán decisiones distintas. Los técnicos resolverán problemas de tipo técnico (sustituir o reparar una máquina, etc.). Son problemas estructurales, en los que hay cierta seguridad sobre lo que están tratando, bien delimitados, de los que conocemos su naturaleza y posibles soluciones, los resuelven en condiciones de certidumbre.

Pero los problemas de alta dirección, normalmente no serán de tipo estructural, serán difíciles de delimitar, no conocemos su naturaleza y sus posibles soluciones. En ese sentido, tendrá problemas sobre los que es posible que no haya experiencia anterior y por ello toman decisiones en condiciones de certidumbre. Son difíciles de plantear. De ahí la dificultad del trabajo directivo: las soluciones de los problemas no serán únicas. Surgirán diferentes problemas que serán más fáciles de resolver por unos u otros directivos, en función de las capacidades de cada uno de ellos.

NIVELES DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
Dentro de la organización de pueden distinguir tres niveles:
ALTA DIRECCIÓN: Director general, responsables de departamento.
TÉCNICOS: Hacen un trabajo directamente productivo.
DIRECTIVOS MEDIOS: Hacen una conexión entre los dos.

Todas las personas con responsabilidad tienen que tomar decisiones. En el nivel de técnicos, se realizan en condiciones de certidumbre, los problemas que se resuelven son problemas ya dados, relativamente sencillos de plantear y resolver.

En el nivel de alta dirección tienen que tomar decisiones en cuestiones de incertidumbre, problemas no estructurados, no se conoce la relación entre las variables que determinan la situación y no existe referencia de un problema conocido. No se ocupan de problemas técnicos. Son problemas que no tienen respuestas únicas, y a veces se toman decisiones sin saber el resultado.

Cuanto más arriba se están en los niveles de organización, mayor será el nivel de incertidumbre. Las tareas de dirección van a requerir formaciones distintas.

REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - ROF


DEFINICIÓN
Es el documento técnico normativo de gestión institucional que formaliza la estructura orgánica de la entidad, orientada al esfuerzo institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las funciones generales de la entidad, y las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y responsabilidades.

El ROF es un documento que expresa cómo los órganos de gobierno, han decidido que debe formularse la organización de una entidad. Así al ROF establecerá:
1.     Que es un instrumento normativo institucional que contiene disposiciones técnico-administrativas que completan, regulan y fijan la estructura orgánica de una entidad.
2.     En el ROF se precisan la naturaleza, finalidad, funciones generales, y atribuciones de las Unidades Orgánicas y sus relaciones, de acuerdo a la norma legal de creación y disposiciones complementarias.
3.     Establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificando las atribuciones de los cargos directivos especificándose la capacidad de decisión y jerarquía así como el ámbito de supervisión en la institución.
4.     Cuál es el modelo de gestión. Qué cosas realizara la entidad y que cosas las encargara a terceros.
5.     Cuál es la estructura de la entidad y que unidades orgánicas deben existir para desarrollar el modelo de gestión.
6.     Qué funciones debe corresponderle a cada unidad orgánica, que favorezcan la flexibilidad y la continuidad de la organización.
7.     Las relaciones jerárquicas, de coordinación y en general de trabajo que se establecen.
8.     Las atribuciones o facultades específicas de los titulares de las unidades orgánicas.

UTILIDAD DEL ROF
El ROF deberá ser empleado como un instrumento de gestión administrativa, para establecer campos funcionales y responsabilidades y como un medio para efectuar el proceso de dirección y control. El ROF describe la estructura hasta el nivel del órgano o unidades orgánicas, en tal sentido supedita a los Manuales de Organización y funciones (MOF), los cuales llegan hasta el nivel de cargo.

LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL ROF
La formulación del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes:
a.     Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgánica.
b.    Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad. El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento.
c.     Reflejar una estructura orgánica coherente con los fines y objetivos de la institución y orientada a reforzar a la presentación de los servicios públicos.
d.    Establecer una estructura sin muchos niveles, flexible, con delegación y buscando generar valor en los procesos.
e.     Permitir flexibilidad para que la entidad pueda adecuarse a los cambios políticos, económicos y tecnológicos.
f.     Contener información por lo menos sobre:
-          Unidades Orgánicas.
-          Cadena de mando.
-          Funciones de las unidades orgánicas.
-          Relaciones funcionales previstas.
-          Atribuciones específicas.
g.    La conducción del proceso de elaboración del Reglamento de Organización y Funciones corresponde a las Oficinas de Racionalización Institucional o la que haga sus veces.
h.     El ROF es aprobado por el Titular del Pliego a propuesta de la Oficina de Racionalización o la que haga sus veces.
i.      La Oficina de Racionalización es responsable de la actualización del ROF. En general, procede la modificación del ROF cuando se apruebe o modifique una disposición que afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y/o servicios que ofrece la Entidad.
j.      Debe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultación o empoderamiento, con pocos niveles jerárquicos sin exceder del 3° nivel organizacional.

CONTENIDO DEL ROF
1.     ÍNDICE
Es la relación clasificada de Títulos, Capítulos y Anexos que contiene el ROF.

2.     INTRODUCCIÓN
Se precisa la interrelación entre la naturaleza de la Entidad y las políticas y acciones de desarrollo que se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Se relacionará la Ley de creación de la entidad, con la necesidad de operatividad para que esta se cumpla. Así mismo, se describirá las características del Reglamento de Organización y Funciones, resaltando la función de los Órganos de Línea en términos de Servicios Públicos.

3.     GENERALIDADES
Se consignará el contenido y ámbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento.

4.     TÍTULO PRIMERO: DE LA NATURALEZA, FINALIDAD, OBJETIVOS Y FUNCIONES GENERALES.
Se precisará la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y características permanente que ha recibido por mandato constitucional.

La finalidad también llamada misión, es la razón fundamental para la que ha sido creada la institución y a la que debe orientar su existencia. Generalmente se define en función de que productos o servicios genera, y a quienes se dirige. La finalidad o misión también puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo.

Se considera así mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades globales que deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y objetivos establecidos.

5.     TÍTULO SEGUNDO: DE LAS FUNCIONES, FACULTADES Y ATRIBUCIONES.
En esta parte se establecerá la Estructura Orgánica y describirá la naturaleza y funciones de los órganos de la Entidad. Se podrá agrupar los órganos afines en capítulos.
Se señalaran las interrelaciones internas y externas que se proveen llevar a efecto.
Se consignarán las funciones de cada Director o Jefe de Órgano en el ejercicio del cargo y las facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia.
Todos estos aspectos se podrán desarrollar en Capítulos.

Precisiones técnicas:
• Las funciones deben precisar:
a)     La atribución, facultad nivel de intervención (normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar).
b)    La materia o campo sobre el cual se ejerce la atribución (Educación de adultos, programas de vacunación, rol de vacaciones, etc.);
c)     El ámbito institucional o territorial sobre el cual se actúa (Sector, Ministerio, Institución Nacional, Regional, Local, etc.).
d)    La formulación de las funciones deben delimitar los campos de acción de las diferentes áreas funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias.
e)     Dicha descripción debe orientarse a permitir que los órganos cumplan con los propósitos de planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control de sus actividades.
f)     Su redacción considera el verbo en infinitivo.

Clasificación de las funciones:
a)     Por sistemas: De decisión (Dirección Política y dirección administrativa), De Gestión (técnico normativo/ Ejecutivos) y Auxiliares (De equilibrio y de insumos).
b)    Por el Proceso Administrativo: Considera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas en la cual se descompone el Proceso Administrativo.
c)     Por Órganos: (Órganos de línea técnico normativos o de ejecución, control, asesoría y apoyo).

6.     TITULO TERCERO: DE LAS RELACIONES INTERINSTITUCIONALES.
Se especificará la facultad que tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los fines que persigue.

7.     TÍTULO CUARTO: DISPOSICIONES COMPLEMENTARIOS, TRANSITORIAS Y FINALES
Ø  Se consignará con precisión él o los regímenes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores.
Ø  Consignar los recursos con que contará el organismo, con precisión de sus pautas, así como el origen de su patrimonio.
Ø  Considerar todas aquellas disposiciones que coadyuven a lo mejor aplicación de las normas establecidas en los rubros anteriores.
Ø  Consignar todas aquellas disposiciones que deben aplicarse en forma temporal para la adecuada implementación de la Entidad.
Ø  Indicar las disposiciones legales que se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las normas previstas.

8.     ORGANIGRAMA GENERAL
Contendrá la estructura orgánica total de la Entidad.

9.     GLOSARIO DE TÉRMINOS
Deberá definirse aquellos términos técnicos empleados en el Reglamento, que requieren aclaración en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfabético.


CONSIDERACIONES PARA FORMULAR EL REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
Ø  Debe realizarse un ligero diagnóstico de la realidad en tres planos.
Ø  Considerando los planes institucionales, las políticas de gobierno de sus autoridades y las modalidades de gestión priorizadas.
Ø  Teniendo en cuenta las necesidades de la población, los servicios de mayor demanda y las prioridades que se establezcan para el desarrollo.
Ø  Teniendo en cuenta los aspectos administrativos de la Entidad teniendo en cuenta la cantidad y calidad de personal, sus aptitudes, los recursos materiales y financieros, la infraestructura existente, etc.
Ø  Luego se debe describir detalladamente las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad. Se obtendrá un listado de funciones que la Ley faculta y encarga a la Institución.

Luego procederá a establecer una comparación entre las competencias y atribuciones que la Ley otorga a la Entidad y las que viene desarrollando. Utilizando el diagnóstico anterior, se debe analizar competencias son posibles y convenientes desarrollar por la Entidad. Para precisar la estructura organizacional, es necesario que las autoridades definan la política Institucional en la referente a:

1.     Precisión sobre las competencias esenciales y adjetivas de la entidad.
2.     Modalidades de la gestión, en la prestación de servicios. (por proyecto, por administración directa, por contrato, con alianzas, tercerizadas, etc.).
3.     Amplitud en cuanto a lo desagregación de unidades organizativas.
4.     Niveles jerárquicos y organizacionales.
5.     Tipos de departamentalización o utilizarse.
6.     Niveles y grados de delegación y empoderamiento.

DIFERENCIAS ENTRE EL ROF Y EL MOF
Tanto el Reglamento de Organización y Funciones cono el Manual de Organización y Funciones son documentos técnico normativo sobre la organización y funciones de la entidad u órgano de que se trate. Sin embargo presenta las diferencias siguientes:
a)     El Reglamento de Organización y Funciones regula y establece la organización interna de una entidad sobre la base de objetivos y funciones establecidas en su Ley Orgánica; mientras que Funciones está supeditado a un Reglamento, el cual le sirve de base legal.
El Reglamento de Organización y Funciones contiene información general; mientras que los Manuales son más específicos, tienden a aclarar las normas, enfatizar los procedimientos y relacionan instrucciones de procedencia diversa.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES - MOF

DEFINICION
El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro para Asignación de Personal.
OBJETIVO
El Manual de Organización y Funciones tiene por objetivos:
Ø  Describir las funciones principales de cada de dependencia, delimitado la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma.
Ø  Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen.
Ø  Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.
Ø  Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
UTILIDADES
Dentro de las principales utilidades que presenta el MOF tenemos las siguientes:
Ø  Determina las funciones específicas, responsabilidades, autoridad y requisitos mínimos de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada dependencia.
Ø  Proporciona información a los funcionarios y servidores públicos sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización, así como sobre las interrelaciones formales que corresponda.
Ø  Ayuda a institucionalizar la Simplificación Administrativa proporcionando información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al ocupar los cargos que constituyen los puntos de trámite en el flujo de los procedimientos.
Ø  Facilita el proceso de inducción de personal nuevo y el de adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiéndoles conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo a que han sido asignados así como aplicar programas de capacitación.
El MOF no será empleado para crear nuevas unidades orgánicas distintas a las contenidas en el ROF. Tampoco se utilizará para crear cargos al margen de los establecidos en el CAP.
El Manual de Organización y Funciones se elaborará independientemente en cada unidad orgánica de segundo nivel organizacional llámese Dirección Nacional, Dirección General, Dirección Técnica, Oficina u Órgano de nivel equivalente.

LIMITACIONES
Las principales limitaciones a tener en cuenta serían:
Ø  No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla.
Ø  Si no se le actualiza permanentemente, pierde vigencia.
Ø  Su costo de confección y revisión puede ser oneroso.
Ø  Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.
PROCEDIMIENTOS DE FORMULACIÓN
Generalmente comprende las siguientes etapas:
1.     PLANEAMIENTO
En esta fase se determinará lo siguiente:
Ø  Propósitos del Manual
Ø  Usuarios del Manual
Ø  Designación del personal responsable de su elaboración
Ø  Actividades a desarrollar. Cronograma de trabajo
Ø  Recursos materiales necesarios.
Ø  Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma.

2.     RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigación documental de archivos; entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las actividades y operaciones en que intervienen; la observación directa, etc.
Es recomendable emplear el método mixto, o sea el uso de la encuesta con cuestionarios y en los casos especiales o dudosos la entrevista.
3.     ESTUDIO Y ANÁLISIS
Se procederá al estudio exhaustivo de la información obtenida para establecer si se encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al describir tanto las funciones generales como específicos. Este estudio puede enfocarse en dos formas:
De lo específico a lo general, o sea partiendo del análisis desde el cargo como célula básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo.
De los general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo.
4.     REDACCIÓN DEL PROYECTO
Una vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades orgánicas que integrar la dependencia, se procederá a la redacción del Manual, de acuerdo al esquema que luego detallamos.
Se recomienda utilizar el lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. Al describir las funciones, se deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo. Ej. Revisar, redactar, supervisar, formular, etc.
5.     REVISIÓN Y APROBACIÓN
Redactado el proyecto del Manual, será presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento.
Con la visación del Jefe de la dependencia interesada y el V°B° de la Oficina de Racionalización, se formulará en coordinación con la Oficina de Asesoría Jurídica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia, de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones.
6.     PRESENTACIÓN E IMPRESIÓN
El Manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas, que permita hacer modificada parciales sin alterar todo el documento.
En hojas de tamaño A-4 según norma.
Guardarlos fólderes que permita su fácil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeración, que evite trastornos mayores en la sustitución.
Y no usar letra muy pequeña ni muy grande.
7.     DIFUSIÓN
El Manual aprobado e impreso debe repartirse entre el personal de la dependencia, y el personal directivo de las Oficinas con quienes debe coordinarse.
8.     ACTUALIZACIÓN
Periódicamente se procederá a estudiar y verificar si el documento ha cumplido con el objetivo; qué puntos hay que mejorar o sustituirlos por otros.